Rumus yang dipakai hampir semua orang: harga per pax dikali headcount dikali 22 hari kerja. Rumus itu benar secara aritmetika dan salah secara operasional, dan selisihnya biasanya 8 sampai 15 persen.
Berikut variabel yang membuat angka di RAB Anda berbeda dari angka di invoice, dan cara menutupnya sejak tahap penawaran.
1. Hari kerja bukan 22
22 adalah rata rata. Bulan yang sebenarnya punya 20 sampai 23 hari kerja, dan libur nasional tidak tersebar rata. Kalau Anda mengunci anggaran bulanan di angka 22, bulan dengan 23 hari kerja akan selalu terlihat over budget padahal tidak ada yang salah.
Cara menutupnya: hitung anggaran tahunan dengan jumlah hari kerja riil dari kalender, lalu bagi 12. Bukan sebaliknya.
2. Headcount hadir bukan headcount payroll
Karyawan cuti, sakit, dinas luar, dan izin. Tingkat kehadiran riil di pabrik biasanya 88 sampai 95 persen. Kalau Anda memesan sebanyak headcount payroll, Anda membayar 5 sampai 12 persen porsi yang berakhir di tempat sampah.
Cara menutupnya: pastikan kontrak menagih porsi yang dikirim, bukan porsi kontrak, dan pastikan Anda bisa mengubah angka harian sampai H-1. Vendor yang menolak ini sedang menjual Anda pemborosan yang terjamin.
3. Shift 3 tidak sama dengan shift 1
Porsi shift malam lebih besar, dan sebagian vendor menagihnya berbeda. Kalau penawaran Anda hanya menyebut satu harga per pax tanpa memisahkan shift, tanyakan apakah shift malam kena harga berbeda. Lebih baik tahu di penawaran daripada di invoice bulan kedua.
4. Ongkos kirim dan biaya yang muncul belakangan
- Ongkos kirim untuk area yang lebih jauh, sering gratis di atas volume tertentu dan berbayar di bawahnya
- Biaya kemasan kalau Anda pindah dari ompreng ke box sekali pakai
- Biaya menu alternatif untuk karyawan dengan pantangan
- Biaya rit tambahan kalau titik antar Anda lebih dari satu
Semua ini wajar dan tidak besar. Yang tidak wajar adalah kalau semuanya baru muncul setelah kontrak berjalan. Minta penawaran yang menyebut semuanya, termasuk yang nol rupiah.
5. Selisih pajak masukan
Vendor perorangan tanpa status PKP terlihat lebih murah 5 sampai 10 persen di kertas. Tapi kalau tidak ada faktur pajak, finance Anda kehilangan pajak masukan yang bisa dikreditkan. Bandingkan harga setelah faktor ini, bukan sebelum, dan selisih harganya sering berbalik arah.
Aturan praktis: budget katering yang akurat bukan hasil dari menawar harga per pax lebih rendah, tapi dari menghitung porsi yang benar benar dimakan.
Rumus yang kami sarankan
Hari kerja riil bulan itu, dikali headcount hadir rata rata (bukan payroll), dikali harga per pax per tingkat paket, dipisah per shift, ditambah biaya kirim yang sudah disebut di penawaran. Kalkulator porsi dan budget di situs ini memakai rumus itu, dan angkanya bisa langsung Anda bawa ke permintaan penawaran.
Langkah berikutnya
Pakai checklist ini pada kami lebih dulu.
Minta penawaran, dan kami kirimkan salinan sertifikat, draft kontrak beserta SLA window per shift, dan jadwal audit dapur di jam produksi. Dalam 1 hari kerja, tanpa Anda perlu meminta dua kali.