Kenapa Vendor Katering Sering Telat, dan Apa yang Harus Ditulis di Kontrak

Ketepatan waktu adalah keluhan nomor satu tim GA terhadap vendor katering, di atas rasa dan di atas harga. Anehnya, penyebabnya hampir selalu sama, dan hampir tidak pernah dapurnya.

Telat terjadi di titik muat, bukan di wajan

Makanan biasanya sudah matang tepat waktu. Yang meleset adalah jarak antara matang dan berangkat: menghitung porsi per titik antar, mengemas, memuat, dan menentukan urutan rit. Vendor yang melayani enam pabrik dengan tiga kendaraan akan selalu punya satu pabrik yang jadi rit terakhir, dan pabrik itulah yang menelepon setiap minggu.

Maka pertanyaan audit yang benar bukan berapa kapasitas dapur Anda, tapi berapa rit di jam makan yang sama dengan kami, dan kami rit ke berapa.

Tiga penyebab paling sering

1. Rit bertumpuk. Satu armada melayani beberapa klien dengan window yang berimpit. Klien di urutan terakhir selalu jadi korban, dan biasanya klien terkecil.
2. Porsi berubah mendadak tanpa sistem. Kalau perubahan headcount masuk lewat chat pukul 09.00, dapur harus menambah produksi saat sedang mengemas, dan seluruh jadwal muat mundur.
3. Tidak ada waktu cadangan. Vendor yang berangkat 20 menit sebelum window akan telat setiap kali ada satu hal kecil yang meleset, dan di kawasan industri selalu ada satu hal kecil yang meleset.

Yang harus ditulis di kontrak

Ini bagian yang paling sering kosong di kontrak katering, dan yang paling menentukan.

• Window pengiriman dengan jam pasti per shift, misalnya 11.30 sampai 12.00. Bukan sekitar jam makan siang, bukan siang hari.
• Kompensasi yang berjalan otomatis, dengan besaran dan ambang yang jelas, tanpa Anda perlu mengajukan klaim. Kompensasi yang harus ditagih adalah kompensasi yang tidak akan pernah dibayar.
• Kewajiban vendor memberi tahu sebelum window dibuka kalau ada indikasi telat, bukan sesudah.
• Cut off perubahan porsi yang jelas, dan konsekuensinya di kedua arah. Ini melindungi vendor, dan vendor yang terlindungi adalah vendor yang tidak panik pukul 09.00.
• Berita acara serah terima yang ditandatangani per pengiriman, dengan jam kedatangan tercatat. Tanpa ini, catatan ketepatan versi Anda dan versi vendor tidak akan pernah sama.

Kompensasi keterlambatan bukan tentang uangnya. Nominalnya kecil. Fungsinya adalah memaksa vendor menaruh insentif di tempat yang sama dengan kepentingan Anda.

Cara memverifikasi sebelum tanda tangan

Minta catatan ketepatan 3 bulan terakhir vendor, lengkap dengan yang meleset. Vendor yang menyerahkan catatan 100 persen sempurna sedang menunjukkan bahwa mereka tidak mencatat, bukan bahwa mereka tidak pernah telat. Angka yang jujur selalu punya beberapa kegagalan di dalamnya, beserta penjelasan apa yang diubah setelahnya.