Enam kelompok, urut seperti Anda menanyakannya
Pertanyaan yang sering masuk
Disusun mengikuti urutan nyata sebuah percakapan procurement: kontrak dan harga dulu, lalu ketepatan waktu, lalu legalitas, lalu menu, lalu administrasi, lalu portal.
Kelompok 1
Kontrak dan harga
Cara kerja kontrak bulanan, minimum, dan penyesuaian harga.
Berapa minimum untuk kontrak katering harian?
100 pax per hari, kontrak minimum satu bulan. Di bawah 100 pax, biaya produksi dan armada per porsi jadi tidak masuk akal dan kami akan menyarankan Anda ke nasi box satuan, bukan memaksakan kontrak yang harganya tidak kompetitif.
Apakah harga bisa naik di tengah kontrak?
Tidak. Harga per pax dikunci selama periode kontrak, termasuk kalau harga ayam atau cabai naik. Penyesuaian hanya dibicarakan saat perpanjangan, dengan pemberitahuan minimal 14 hari sebelum periode berakhir.
Berapa lama proses dari minta penawaran sampai pengiriman pertama?
Penawaran keluar dalam 1 hari kerja. Setelah itu biasanya ada trial masak dan audit dapur, sekitar 3 sampai 7 hari tergantung jadwal tim Anda. Setelah kontrak ditandatangani, pengiriman pertama 7 hari kerja kemudian.
Apakah ada denda kalau kami putus kontrak di tengah jalan?
Tidak ada denda. Kami minta pemberitahuan 14 hari supaya rantai pasok bahan dan jadwal produksi bisa ditutup rapi. Kalau vendor perlu diikat denda supaya klien bertahan, ada yang salah dengan vendornya.
Bisa kontrak untuk lebih dari satu lokasi pabrik?
Bisa, selama semua lokasi ada di Gunung Putri, Citeureup, Cibinong, atau Cileungsi. Satu kontrak, satu invoice, tapi window pengiriman dan berita acara tetap terpisah per lokasi.
Kelompok 2
Ketepatan waktu dan pengiriman
SLA window shift, kompensasi, dan apa yang terjadi kalau kami telat.
Apa yang terjadi kalau pengiriman telat?
Kompensasi berjalan otomatis dan masuk ke invoice bulan berjalan, tanpa Anda perlu mengajukan klaim. Telat 1 sampai 30 menit dari window, potongan 25 persen dari nilai pengiriman itu. Lebih dari 30 menit, potongan 100 persen, makanan tetap kami kirim dan tetap Anda terima gratis.
Window pengiriman itu ditentukan siapa?
Anda. Kami tanya jam makan tiap shift, lalu window ditulis di kontrak, misalnya 11.30 sampai 12.00. Kami tidak memakai istilah seperti sekitar jam makan siang, karena itu bukan janji yang bisa ditagih.
Bagaimana kalau macet, banjir, atau ada demo di jalan?
Itu risiko kami, bukan risiko Anda, dan kompensasi tetap berjalan. Cara kami menanganinya bukan dengan alasan, tapi dengan berangkat 60 sampai 90 menit sebelum window sesuai jarak area, dan dengan rute alternatif yang sudah dipetakan untuk tiap kawasan.
Kami tahu dari mana kalau armada sudah jalan?
Portal klien menampilkan status per pengiriman: sedang diproduksi, sudah dimuat, armada berangkat, dan diterima. Kalau ada indikasi telat, kami menghubungi supervisor kantin Anda sebelum window dibuka, bukan sesudah.
Kelompok 3
Halal, higienitas, dan legalitas
Sertifikat, audit dapur, dan apa yang boleh Anda periksa.
Apakah bisa kami audit dapurnya?
Bisa dan kami memang mengundang. Kunjungan diatur di jam produksi, bukan di jam kosong yang sudah dirapikan. Anda boleh membawa checklist audit vendor perusahaan Anda sendiri, dan tidak ada area yang tertutup, termasuk gudang dan tempat cuci.
Sertifikat apa saja yang bisa dilampirkan di dokumen tender?
Sertifikat halal, Sertifikat Laik Hygiene Sanitasi Jasaboga golongan B, NIB, NPWP dan status PKP, PIRT untuk lini kue kering, izin edar BPOM untuk dua produk kue kemasan, plus sertifikat pelatihan dan hasil medical check up seluruh penjamah pangan. Semua salinannya kami kirim bersama penawaran tanpa perlu diminta.
Apakah ada bagian yang disubkontrakkan?
Tidak ada. Snack, tumpeng, dan prasmanan diproduksi di dapur sentral yang sama dengan katering harian. Kalau ada vendor yang mengaku halal tapi menyubkontrakkan snacknya ke pihak lain, sertifikat itu tidak menutup apa yang Anda terima.
Bagaimana kalau ada kasus keracunan atau keluhan makanan?
Kami simpan retain sample setiap menu selama 2x24 jam, jadi kalau ada keluhan, sampelnya bisa diuji laboratorium, bukan diperdebatkan. Prosedur penanganan keluhan dan tanggung jawab lengkapnya ada di kontrak, bukan diserahkan ke iktikad baik.
Kelompok 5
PO, invoice, dan pembayaran
Cara kami bekerja dengan procurement dan finance Anda.
Apakah bisa menerbitkan faktur pajak elektronik?
Bisa. Kami Pengusaha Kena Pajak terdaftar, jadi e-faktur terbit setiap invoice dan pajak masukan Anda bisa dikreditkan. Ini yang biasanya tidak bisa diberikan caterer perorangan.
Bagaimana alur PO dan invoice?
PO Anda kami terima lewat email atau portal. Invoice terbit di awal bulan berikutnya untuk pengiriman bulan berjalan, dilampiri rekap porsi harian dan berita acara serah terima yang sudah ditandatangani petugas kantin Anda. Tempo 30 hari.
Bisa mengikuti sistem e-procurement perusahaan kami?
Bisa. Kami sudah terbiasa masuk ke portal vendor beberapa perusahaan di kawasan ini. Kirim persyaratan pendaftaran vendornya bersama permintaan penawaran, tim kami yang mengurus.
Apakah perlu deposit untuk kontrak bulanan?
Tidak untuk kontrak bulanan. Untuk prasmanan acara, DP 30 persen dan pelunasan H-1, karena bahan dan crew acara harus dikunci di muka.
Laporan apa saja yang kami terima setiap bulan?
Rekap porsi per hari per shift, catatan ketepatan pengiriman termasuk yang meleset, catatan sisa makanan, keluhan yang masuk beserta penanganannya, dan rekap kompensasi SLA kalau ada. Dikirim bersama invoice dan juga tersimpan di portal.
Kelompok 6
Portal klien
Apa yang bisa dilakukan tim kantin dan finance Anda di portal.
Siapa yang dapat akses portal?
Setiap kontrak dapat akun untuk PIC kantin dan akun untuk finance. PIC kantin memegang headcount dan jadwal kirim, finance memegang invoice dan laporan. Jumlah akun bisa ditambah tanpa biaya.
Apa yang bisa saya lakukan di portal?
Input headcount per shift sampai H-1 pukul 15.00, lihat jadwal kirim dan status armada, lihat menu hari itu, unduh invoice dan e-faktur, unduh laporan bulanan, dan lihat catatan ketepatan pengiriman berjalan.
Kalau saya lupa input headcount, apa yang terjadi?
Kami pakai angka terakhir yang tercatat dan menghubungi PIC kantin Anda sore itu untuk konfirmasi. Kami tidak pernah membiarkan pengiriman jalan tanpa angka yang disepakati seseorang.
Pertanyaan Anda tidak ada di atas?
Pertanyaan khusus per layanan, misalnya soal minimum tumpeng atau lead time prasmanan, ada di masing masing halaman layanan. Sisanya, tanyakan langsung. Kami menjawab bisa atau tidak, bukan mungkin.